Bu Anahtar Süreç Alanı (KPA), CMM/CMMI tarafından Yazılım Alt Sözleşme Yönetimi olarak adlandırılır, ancak PMBOK®’un Tedarik Yönetimi bilgi alanı ile uyumludur. Amaç, proje ihtiyaçlarını iş, ürün ve bütçe açısından en iyi şekilde karşılayabilecek satıcıları seçmektir. PMBOK® Tedarik Yönetimi faaliyetlerini tüm endüstrileri kapsayacak şekilde geniş bir fırça ile boyarken, CMM/CMMI’nin yalnızca yazılım taşeronları veya yazılım satıcılarıyla ilgili faaliyetlerle ilgilendiğini unutmayın. Tedarik Yönetim Planı her türlü tedariki kapsamalıdır. Diğer KPA’larda olduğu gibi, Yazılım Alt Sözleşme Yönetimi de hedefler, taahhütler, yetenekler, faaliyetler, ölçümler ve doğrulamalar şeklinde organize edilmiştir.

Hedefler

Bu KPA’nın 4 hedefi:

  1. Nitelikli yazılım alt yüklenicileri proje yöneticisi tarafından seçilir. Bu hedef, Tedariklerin Yürütülmesi süreci tarafından tam olarak desteklenir.
  2. Müşteri ve taşeron, birbirlerine olan taahhütlerini kabul ederler. Malların ve/veya hizmetlerin bedel karşılığı teslimine ilişkin sözleşme, sözleşmedir. Sözleşme (tedarik sözleşmesi kararı), yürütme tedarik sürecinin çıktısıdır.
  3. Müşteri ve taşeron sürekli iletişimi sürdürür. Tedarik Yönetimi süreçlerinde özellikle bu amaca yönelik hiçbir şey yoktur; ancak performans incelemeleri gibi düzenli inceleme toplantılarının planlanması bu amacı karşılayacaktır.
  4. Müşteri, yazılım alt yüklenicisinin sonuçlarını taahhütlere göre takip eder. İş performansı bilgileri, performans raporları ve performans incelemelerinin tümü, tedarik yönetimi sürecinin girdileridir ve taahhütlere karşı sonuçların izlenmesine hizmet eder.

Gerçekleştirme Taahhüdü

2 taahhüt vardır: projenin yazılım alt yüklenicisini yönetmek için yazılı bir organizasyon politikası izlemesi ve yazılım sözleşmesinin kurulması ve yönetilmesinden sorumlu bir alt yüklenici yöneticisinin atanması. Politika, işi taşerona veren kuruluşun sorumluluğundadır ve siz veya role atadığınız biri taşeron yöneticisidir. Tedarik Yönetim planınız bir organizasyon politikası değildir, ancak yönettiğiniz proje için birinin yerini alacaktır.

Gerçekleştirme kabiliyeti

Taşeron seçme ve yönetme işine yeterli kaynakları ve finansmanı atayarak planınızın gerektirdiği faaliyetleri yerine getirme becerisi göstereceksiniz. Projeye atanan ilk kaynak sizsiniz ve tüm kurumsal politikalar, standartlar, satıcı listeleri ve Tedarik Yönetim planınız da kaynaklardır. Alt yükleniciyi seçme veya yönetme işine atadığınız herhangi bir yönetici veya diğer kişiler, bu işte yeterince eğitim almalı ve sözleşmenin teknik yönleri konusunda oryantasyon almalıdır. İnsan Kaynakları Yönetim planınız bunun nasıl yapıldığını açıklayacaktır. Tedarik grubu gibi dış kuruluşlar tarafından projenize atanan kaynaklar bu grup tarafından eğitilmelidir.

Gerçekleştirilen Faaliyetler

  1. İşi, belgelenmiş prosedüre göre tanımlayın ve planlayın ve alt sözleşmeli iş, proje SOW’undan türetilen bir İş Bildiriminde (SOW) açıklanır. Bu durumda belgelenen prosedür, Tedarik Yönetim planınız olacaktır. Ayrıntılı faaliyetler, yapma veya satın alma kararlarını ve satıcı seçim kriterlerini seçmeyi içerir. SOW ayrıca, taşeron seçimi ve yönetimi üzerinde çalışan kaynaklar tarafından gözden geçirilmeli ve kabul edilmelidir.
  2. Alt yükleniciyi, işi belgelenmiş bir prosedüre göre gerçekleştirme yeteneklerine göre seçin. Bu, Tedarik Yönetim planınızda açıklanan Tedariklerin Yürütülmesi sürecidir.
  3. Müşteri ve taşeron arasındaki sözleşme, alt sözleşmeyi yönetmek için kullanılır. Bu aktivite, alt yüklenicinin teslim etmesi gereken iş ürünlerinin özelliklerini, karşılaması gereken kriterleri, değişikliklerin nasıl yapılacağını, kabul kriterlerini ve alt yüklenici performansının nasıl izleneceğini içerir. Bunların hepsi Tedariklerin Yürütülmesi ve Tedariklerin Yönetilmesi süreçlerinde kapsanan standart şeylerdir.
  4. Müşteri, yazılım alt yüklenicisinin geliştirme planını inceler ve onaylar. Bu, SOW’da kapsanan bir çıktı olacaktır ve onay süreci ve onay koşulları da burada açıklanacaktır.
  5. Alt yüklenicinin planı, alt yüklenicinin faaliyetlerini izlemek için kullanılır. Takip, taşeronun proje yöneticisi ile yaptığınız durum inceleme toplantılarında yapılmalıdır.
  6. Alt yüklenicinin SOW’unda ve sözleşmesinde yapılacak değişiklikler, belgelenmiş bir prosedüre göre kararlaştırılır. Bu prosedür, Tedariklerin Yönetilmesi sürecinde açıklanan Sözleşme Değişikliği Kontrol Sistemi olacaktır.
  7. Müşteri, taşeron yönetimi ile periyodik durum/koordinasyon incelemeleri yapar. Bunlar, PMBOK® tarafından Tedarik Performans İncelemeleri olarak adlandırılır ve Tedariklerin Yönetilmesi sürecinin bir parçasıdır. Bunlar SOW’da açıklanmalı ve taşeronun projesinin durumunu gözden geçirmek için planlanmış aralıklarla (örneğin haftada bir) yapılmalıdır. Bu aktivite, plandan sapmaların ele alındığını ve çatışmaların ele alındığını belirtmek için devam eder. Düzeltici faaliyetler, taşeron PM’nin sorumluluklarının bir parçasıdır. Bu PM tarafından ele alınmayan sapmalar ihtilafa yol açar ve ihtilaflar Tedarikleri Yönetme bölümünde açıklanan Talep Yönetimi aracıyla çözülür. Bu ihtiyaçları karşılamanın en iyi yolu, taşeronun PM’sinin projenizi proje yönetimi en iyi uygulamalarına (sonuçlar plandan saptığında düzeltici önlem alınmasını gerektiren) uygun olarak yönetmesini sağlamaktır. Projeyle ilgili sorunları yakalamak için Proje Yöneticisinin bir eylem kaydı veya sorun günlüğü tutmasını da sağlamalısınız.
  8. Alt yüklenici ile periyodik teknik incelemeler yapılır. Bu aktivite, üretilen ürünün ihtiyaçlarınızı ve onun için belirlenen kalite hedeflerini karşıladığını doğrular. Bu aktivite Tedariklerin Yönetilmesi sürecinde Teftişler ve Denetimler olarak tanımlanır. Bunu, İş Gereksinimleri Belgenizde yer alan gereksinimlerin işlevlere ve kodlara çevrildiği, taşeron tarafından üretilen İşlevsel Spesifikasyonların ve Detay Tasarım Belgelerinin incelemeleri olarak yorumlayın.
  9. Alt yüklenicinin iş ürünlerinin resmi incelemeleri, seçilen kilometre taşlarında gerçekleştirilir. Bu resmi incelemeler, proje boyunca önemli kilometre taşlarında gerçekleştirilen Kapı İnceleme toplantıları olarak adlandırdığım şeydir. Alt yüklenici, kilit paydaş olarak sizinle kendi Kapı İnceleme toplantılarını yapabilir veya Kapı İnceleme toplantılarınız tek başına yeterli olabilir. Her iki durumda da, tamamlanmış alt proje aşaması için planlanan çıktılar eksiksizlik açısından gözden geçirilmeli ve bir sonraki alt proje aşamasının planları, kaynakları, riskleri vb. de gözden geçirilmelidir.
  10. Müşterinin Yazılım Kalite Güvence grubu (SQA), taşeronun SQA faaliyetlerini belgelenmiş bir prosedüre göre izler. Projeniz aynı zamanda bir SQA grubu ve süreçleri uygulamıyorsa, bu projenizin kapsamı dışındadır. Projeniz, sözleşme, SOW ve Kalite Yönetim planınızın taşerondan istenen SQA faaliyetlerini belirtmesini sağlayarak ve bu faaliyetlerin yapıldığından emin olmak için denetimler yaparak faaliyete katkıda bulunabilir.
  11. Konfigürasyon Yönetimi grubunuz, alt yüklenicinin konfigürasyon aktivitelerini izler. Alt yüklenicinin sorumluluklarını tanımlamak için kullanılan SOW, CM faaliyetlerini içermeli ve bunlar ayrıca alt yüklenicinin proje planlarında yer almalıdır. İncelemeler ve denetimler, taşeronun CM faaliyetlerini planlarına göre gerçekleştirdiğini doğrulamayı içermelidir.
  12. Belgelenmiş bir prosedüre göre taşeronun teslimatlarının kabul testini gerçekleştirmelisiniz. Spesifikasyonlar, tasarımlar ve kodlar gibi teslimatların denetimleri, planınızdaki Tedarikleri Yönetme süreci tarafından yönetilmelidir. Bunlar, yazılımın test edilmesini (Kullanıcı Kabul Testi) içermelidir.
  13. Alt yüklenicinin performansı periyodik olarak değerlendirilir ve değerlendirme alt yüklenici ile gözden geçirilir.

Ölçüm ve Analiz

Tek bir ölçüm vardır: Tedarik Yönetimi faaliyetlerinin durumunu belirlemek için ölçümler alınır ve kullanılır. Bu ölçümler, genel projenin proje yönetimi faaliyetlerinin gözetiminin bir parçası olarak alınır. Proje planlarınızda bunlar sağlanacaktır.

Uygulamanın Doğrulanması

Tedarik Yönetimi faaliyetleriniz üst yönetim ile periyodik olarak gözden geçirilmelidir. Bu, Kapı Gözden Geçirme toplantılarında ve/veya Yönlendirme Komitesi toplantılarında ve sponsorunuzla yapılan toplantılarda olabilir. Bir proje yönetiyorsanız ve bir yazılım alt projesi hakkında size rapor veren bir proje yöneticiniz varsa, satın alma yönetimi faaliyetlerini gözden geçirmek için onlarla periyodik olarak görüşmeniz gerekir. Bu, haftalık durum inceleme toplantılarının gündeminin bir parçası olabilir veya özellikle amaca yönelik toplantılar gerektirebilir. Son olarak, SQA grubu, Tedarik Yönetimi için kullanılan araçları ve faaliyetleri gözden geçirmeli ve/veya denetlemelidir. Bu, yalnızca kuruluşunuzun bir SQA grubuna sahip olması durumunda mümkün olacaktır. Bir SQA grubu olmadan, kuruluşunuzun bir PMO veya PMC’si olabilir; bu durumda bu grup, tedarik yönetimi de dahil olmak üzere proje yönetiminin tüm alanlarının gözetiminden sorumlu olur ve proje denetimleri yürütür.

PMBOK®’ta açıklanan proje yönetimi en iyi uygulamalarına bağlı kalan bir proje yöneticisinin, Yazılım Alt Sözleşme Yönetimi KPA kriterlerini karşılamak için yapabileceği veya yapabileceği çok az şey vardır. Proje yöneticisinin etkisinin dışında kalan tek şey, Yazılım Kalite Güvencesi grubunun kurulmasıdır. Bu grup, Yazılım Kalite Güvencesi KPA’sı için de gereklidir. Bir Proje Yönetimi Uzmanı (PMP®) olarak sertifikalandırmaktan daha iyi proje yönetimi uygulamalarına dair bir kavrayış göstermenin bildiğim daha iyi bir yolu yok. PMI® kriterlerini karşılayan proje yöneticileri, bir PMP® kursu veya benzeri bir PMP® sınavına hazırlık eğitimi alarak ve ardından sertifika sınavını yazarak sertifika alabilirler.

Dave Nielsen