Kaizen Nedir?

Kaizen kelimesi Japonca’da değişim (Kai) ve iyileştirme (Zen) anlamındaki kelimelerin birleşimidir. Kısaca, daha iyisi için değişim, sürekli gelişim veya sürekli iyileştirme olarak tanımlanabilir. Kaizen’in en bilinen anlamı  “Sürekli İyileştirme”dir. Sonuçların daha iyi hale gelebilmesi sürecin iyileştirmesi ile ilişkili olduğu için kaizen, sürece öncelik veren bir yöntemdir. Bir kişisel gelişim ve iş geliştirme yöntemi olarak Kaizen, sürekli olarak daha iyisini yapmak için çalışma ve kendinizi veya işinizi geliştirme felsefesidir.

Kaizen aynı zamanda ham bir elmas taşının sürekli şekilde işlenerek yüksek kaliteli mücevher haline getirilmesi süreci kastedilerek, arındırma ve rafine etmek şeklinde de tercüme edilir. Japon kültüründe arınma düşüncesi özel bir öneme sahiptir. Örneğin başka birinin bir fikrini kopyalamak onu kendine göre rafine etmek anlamına gelmez.

Kaizen, küçük adımlarla istikrarlı bir süreklilik sağlayarak başarıya ulaşmaktır. Kaizen’de değişim ve gelişme için atılan adımlar o kadar küçüktür ki sonuçta başarısız olmak imkansızdır. Kaizen sonuçlara değil sürece odaklanır. Süreç odaklı iyileştirmenin bir sonucu olarak, etkili ve kalıcı bir gelişme sağlanır. Kaizen’in asıl amacı, evde, işte ve yaşamın diğer alanlarında her gün bir önceki günden daha iyi olmak için adımlar atmaktır.

Bu süreçte, üretim ve yönetimdeki tüm çalışanların bu sürece ortak olması beklenmektedir. Sadece çekirdek ekipten yeni fikirler beklemek yerine, problemlerle doğrudan temas halinde olan ve onları tanıyabilen üretimdeki insanları dahil etmek birincil hedeftir. Bu nedenle süreçte çalışan her birey sorumludur ve Kaizen’in bir parçasıdır. Her düzeydeki çalışanın fikirleri öğrenilir ve bu fikirler sürece rehberlik eden veriler olarak kullanılır.

Kaizen’in Tarihçesi

Kaizen’in tarihi, Toyota’nın üretim sürecinde ilk kez kalite çemberleri uyguladığı II. Dünya Savaşı’ndan sonra başlar. Kısmen ülkeyi ziyaret eden Amerikan işletme ve kalite yönetimi öğretmenlerinden etkilenmiştir. Kalite çemberi, iş sorunlarını tanımlamak, analiz etmek ve çözmek için düzenli olarak toplanan aynı veya benzer işleri yapan bir grup çalışandır. Bu devrimci konsept 1950’lerde Japonya’da çok popüler oldu ve Kaizen grupları ve benzeri işçi katılım programları şeklinde varlığını sürdürdü. Kaizen terimi, Masaaki Imai’nin çalışmasıyla dünya çapında ün kazandı.

Sürekli iyileştirme anlamı taşıyan Japonca bir kelime olan Kaizen, 1980’lerde, Japonya’nın yönetim konusunda bütün zekanın kaynağı olduğu düşünüldüğü dönemlerde, batılı şirketlerin sarıldığı bir grup oryantal kavramdan biridir. Batı dünyası Kaizen’i 80’li yılların sonlarında Masaaki Imai’nin kitabıyla bir iş geliştirme yöntemi olarak tanıdı. İş dünyasına uyarlandıktan sonra tüm dünyaya yayıldı. Masaaki Imai’nin 1986’da yayımladığı kitap batılarda müthiş bir ilgi oluşturmuştur. Imai, daha sonra bütün dünyada “şirketlerinin her alanında sürekli iyileşmeyi muhafaza etmek” için müşterilerine yardım etmeye kendini adamış danışmanlar ağının başına geçmiştir.

Kaizen Çeşitleri

  1. Hızlı Kaizen: Köklü bir bilgi gereksinimi gerektirmeyen ve zaman kaybetmeden hemen başlatılabilen bir Kaizen türüdür. Bu projelerin çözümünde, lider dahil en fazla 2 çalışma ekibi ile çalışabilir. İyileştirmeler yapılırken işçi sağlığı ve çevresel zarar gibi faktörler göz önünde bulundurulur.
  2. Standart Kaizen:Karmaşık yapılandırılmış problemlerde köklü bir araştırma yürütülmekte ve metodik yaklaşımlar kullanılarak çözüm bulmak için çaba harcanmaktadır. Takım 3-4 kişi olabilir.
  3. Majör Kaizen:Karmaşık ve kronik problemlerin daha ayrıntılı ve uzun vadede çözülmesini bekleyerek yapılan bir çalışmadır. Ekip 3-7 kişi olabilir ve kişi sayısının çok daha fazla olması tercih edilir. Her süreç için ayrı ayrı ve detaylı incelemeler yapıldıktan sonra, teknik bilgiler en iyi şekilde kullanılarak süreç iyileştirme çözümleri bulunur. Bu aşamada, israf ve üretimdeki usulsüzlükler ve ergonomik hatalar dikkate alınmaktadır.

Kaizen Konuları

Muda: İşe değer katmayıp sadece maliyeti arttıran faktörlerdir.

Muri: Makine, ekipman ve insanların kapasitelerine aşırı yüklenilmesi.

Mura: Üretim planlaması ve üretim miktarının düzenli olmayıp geçici olarak alçalıp yükselerek dalgalanma meydana gelmesidir.

Kaizen’in Prensipleri Nelerdir?

Kaizenin üç temel prensibi bulunmaktadır:

  • Bir şirketin en önemli varlıkları insan kaynaklarıdır;
  • Süreçler, radikal değişimlerle değil aşamalı iyileştirmelerle geliştirilmelidir;
  • İyileşme, farklı süreçlerin performanslarının maddi ölçümlerine dayandırılmalıdır (Toplam Kalite Yönetimi, kaizen’in uygulanması için geliştirilmiştir).

Bunların yanı sıra aşağıdaki maddeler de Kaizen’in prensipleri olarak gösterilebilir:

  1. Sorunu kabul edin.
  2. Çok para gerektirmeyen projeleri seçin.
  3. Öncelikle “onların” sorunlarımıza değil, “bizim” sorunlarımıza bakın.
  4. Tek ölçü ekonomik çıkar olmamalıdır.
  5. Önceliği belirleyin.
  6. PUKO Döngüsü‘nü (Plan, Uygulama, Kontrol ve Önlem almayı kapsamaktadır) uygulayın
  7. Doğru çözüm araçlarını kullanın.

Kaizen’in Faydaları Nelerdir?

  • Değer meydana getirmeyen işleri ortadan kaldırır.
  • Atıkları, kirliliği ve tehlikeli çevresel atıkları azaltır.
  • Daha az enerji, su ve ham madde tüketerek tasarruf sağlar.
  • Çalışma koşullarını iyileştirir.
  • Bireysel gelişim ve ekip çalışması sağlayarak çalışanlar arasındaki iletişimi arttırır.
  • Yöneticilerin görev ve sorumluluklarını ve çalışma şekillerini geliştirir.
  • Maliyet odaklı düşünerek problem çözme yeteneğinin gelişmesine katkıda bulunur.

 Kaizen Nasıl Uygulanır?

Kaizen’in uygulanması için öncelikle;

  • Kalite ve güvenlik her zaman ön planda olmalıdır.
  • Bilimsel veriler her zaman tartışılmalıdır.
  • Yerinde gözlemle, sorun doğru bir şekilde tanımlanmalıdır.
  • Sorunun temel nedenleri ele alınmalıdır.
  • Tüm çalışanlar Kaizen faaliyetlerine katılmalıdır.

Kaizen uygulamaları sonuçlara ulaşmak için daha hızlı bir alternatif olmadığından, birincil öncelik üretim sürecine verilir. Bu odaklanmanın nedeni, hatalı işlemlerin potansiyel olarak hedefin gerçekleştirilmesine yol açamayacağıdır. İlgili bir kaizen görevi, ürünleri piyasaya sürmek yerine organizasyon içindeki süreçleri iyileştirerek pazarın bir parçası olmaktır. Kaizen’deki en önemli görevlerden biri, yerinde kaliteyi uygulayarak bir kurumdaki çalışma kalitesini artırmaktır.

İş yaşamında Kaizen’in aşamaları; problemin ya da ulaşılmak istenen hedefin belirlenmesi, problemin çözülmesi ya da hedefe ulaşılması için basit bir planlama yapılması, iyileşme için belirlenen çalışmaların uygulanması, kontrol ve önlemden oluşur. Ayrıca Kaizen’i iş hayatına uygularken, çalışanlardan yöneticilere kadar örgütün tüm üyeleri bu gelişme ve iyileştirme sürecine dahil olur.

Kaizen daha iyisi için her gün değişim ve gelişme prensibine dayanmaktadır. Temel ilkesi standartları korumak ve geliştirmek olan Kaizen’e göre, iyi süreçler iyi sonuçlar vermektedir. Kısa bir süre içinde büyük bir coşku, heyecan ve enerjiyle başladığımız işten vazgeçmeye veya yapılması gerekeni ertelemeye karşı geliştirilen bir felsefe ve yöntem olan Kaizen; Küçük değişimleri değil, küçük adımlarla başlayan büyük değişiklikleri hedefler. Küçük adımlar ayrıca beynin yeni bir davranışa veya alışkanlığa karşı direncini ortadan kaldırarak başarısızlık riskini azaltır. Kaizen’i yeni bir dil öğrenmekten proje yürütmeye, hikaye yazmaya ve büyük enerjiler harcamadan değişim oluşturmaya kadar birçok alanda uygulayabilirsiniz.

Kaizen ‘bir dakika’ ilkesi ile çalışır: her gün, sadece 1 dakika. Geliştirmek ve iyileştirmek istediğiniz konuyla ilgili bir konuya tam olarak odaklanarak bir dakika geçirerek, büyük başarıya doğru ilk adımı atıyorsunuz. Böylece, yerine getirmediğiniz sorumluluklar konusunda kendinizi suçlu hissetmenize ya da işinizi yapmamanız için mazeret göstermenize gerek yoktur. 1 dakika, herhangi bir şeyi engellemek için çok kısadır fakat kararlıysanız birçok alanda ilerlemeniz için ideal bir zamandır. Tabii ki başlangıç ​​için. 1 dakika ilkesi ile ile geliştirdiğiniz davranış veya alışkanlık hayatınıza kolay ve hızlı bir şekilde girer. Kaizen’in ikinci aşaması, bu 1 dakikalık süreyi aşamalı olarak arttırmaktır. Bu şekilde, hedefleriniz ve hayalleriniz küçük olur; ancak yorulmadan ve pes etmeden sağlam adımlarla ulaşabilirsiniz.

Günümüzde Kaizen

Japon sanayi buldozerinin yavaşlamasıyla Kaizen eski etkisini kaybetti. Bu yöntemin en büyük destekçisi olan Toyota bile, kaizenin daha radikal reformlarla birleştirilmesi gerektiğini itiraf etmek zorunda kaldı. 2007’deki röportajda şirketin patronu Katusuaki Watanabe şunları söyledi:

On beş yıl önce, yeterli sayıda personel bulabilirsek, Toyota’nın kaizen kullanarak hedeflerine ulaşabileceğini söyleyebilirdim. Bugünün dünyasında, değişikliği… kakushin (devrimci değişim) yoluyla getirmek gerekli olabilir. Ancak Watanabe, “70 yıllık küçük iyileştirmelerin birikimi birleştirildiğinde bir devrim gerçekleştiriyorlar.” da demiştir.

Bu fikrin düşüşünde, değişimin hızına verilen son zamanlarda verilen önem ve şirketlerin e-ticaretin sunduğu fırsatları yakalamak ve bilgi teknolojilerindeki gelişmeleri yakalamak için kendilerini iki kat daha hızlı dönüştürebilme ihtiyacı büyük bir rol oynadı. Kaizen’in düzenli ihtiyatını böyle bir ortama uygulamak kolay değildir. Kaizen’in aşamalı yaklaşımı günümüze pek uymamaktadır.