Kıstas alma (Benchmarking), bir şirketin ürünlerinin veya hizmetlerinin, endüstrideki en iyi, yani “sınıfının en iyisi” olduğu düşünülen başka bir şirket ile karşılaştırılarak performansının ölçülmesi sürecidir. Kıstas alma, bir kuruluş veya bir iş birimini başka bir birim ile karşılaştırarak başarı derecesini belirleme yöntemidir. Bu yöntem, kurumun performans kriterlerini daha geniş bir çerçevede değerlendirir ve “en iyi uygulama” fikrini verir. Benchmarking Book adlı kitabında Michael Spendolini, kıstas almayı “organizasyonların iyileştirilmesi açısından en iyi uygulamalar olarak kabul edilen ölçütler çerçevesinde, şirketlerin ürün, hizmet ve iş sürelerinin sürekli ve sistematik olarak değerlendirildiği bir süreç” olarak tanımlanmıştır”.

Kıstas alma süreci genellikle şirketlerin performans ölçütlerini bir tür sosyal alanda sergilemelerini gerektirir, böylece diğerleri bunları karşılaştırmak için kullanabilir. Bu işlem genellikle verileri düzenleyen ve veri kaynağının bilinmesini önlemek için önlemler alan üçüncü bir tarafça gerçekleştirilir. Elbette, şirketler verilerinin farkındalar ve sıralamada nerede olduklarını anlayabilirler.

Bu süreçte iyileştirme için iç fırsatlar belirlenir ve üstün performanslı şirketler incelenerek bu kadar üstün performansı mümkün kılan şeyleri nasıl ortaya koydukları anlaşılır. Sonrasında bu süreçlerin nasıl yürüdüğü karşılaştırılır, önemli iyileştirmeler sağlayacak değişiklikler uygulamaya konulur. Bu, bir müşterinin teklifini daha yakından değerlendirmek için bir ürünün özelliklerini değiştirmek, sunulan hizmetlerin kapsamını değiştirmek veya müşterilerle daha kişisel iletişim sağlamak için yeni bir müşteri ilişkileri yönetimi sistemi kurmak anlamına gelebilir.

İki temel iyileştirme türü vardır; sürekli ve dramatik. Sürekli iyileştirme, büyük ilerlemeler elde etmek için yalnızca küçük ayarlamalar içerir. Dramatik iyileştirme ise ancak tüm iç çalışma sürecini yeniden yapılandırarak gerçekleştirilebilir. Bir işletme, kendi faaliyetlerini sektördeki veya daha geniş bir pazardaki diğer kuruluşlarla kıyaslar. Kıstas alma işlemi, iş dünyasında herhangi bir ürün, süreç, işlev veya yaklaşıma karşı uygulanabilir. Kıstas alma girişimlerinin ortak odak noktaları şunları içerir; zaman, kalite, maliyet ve etkinlik ölçütleri ve müşteri memnuniyeti.

Kıstas alma sürecinde hangi iyileştirmenin nerede yapıldığını belirlemek, diğer kuruluşların yüksek performans seviyelerine nasıl ulaştığını analiz etmek ve performansı artırmak için bu bilgiyi kullanmak önemlidir.

Kıstas almanın amacı, bir işletmenin kendi operasyonlarını rakiplerinin operasyonlarıyla karşılaştırarak maliyetleri azaltmak, karı artırmak, müşteri sadakatini ve memnuniyetini güçlendirmektir. Bunun için süreçleri yaklaşımları ve teknolojileri geliştirerek fikirler üretilmektedir. Kıstas alma, sürekli iyileştirme ve kalite girişimlerinin önemli bir bileşenidir.

Kıstas alma basit ama ayrıntılı bir işlemdir;

  • Kıyaslamak için bir ürün, hizmet veya iç bölüm seçilir.
  • Hangi bölüme ait işlerin, hangi en iyi şirketlerle kıyaslanacağınızı belirlenir.
  • Kıyaslama yapılacak şirketlerin iç performansları veya ölçümleri hakkında bilgi toplanır.
  • Yönetim, kendi şirketinin performansındaki boşlukları belirlemek için her iki kuruluştaki verileri karşılaştırır.
  • Sınıfının en iyi performans göstericileri içinde yer alan süreçleri ve politikaları benimsenir.
  • Karşılaştırma sonucunda hangi değişikliklerin en fazla fark oluşturacağı ortaya çıkarılır.

Herhangi bir şeyi karşılaştırabilmek için öncelikle mevcut nicel verilere sahip olunması gerekir. Bu, performans ölçümlerini hesaplamak için iç süreçleri parçalamak anlamına gelmektedir. Her şey nicel hale getirilir, çünkü yalnızca ölçülebilir bilgiler doğru bir şekilde karşılaştırılabilir.

Şirketlerin daha verimli ve karlı olmalarına yardımcı olmasının yanı sıra kıstas almanın diğer avantajları da şöyledir;

  • Çalışanların maliyet yapıları ve iç süreçler hakkında bakış açılarını geliştirmelerine yardımcı olur.
  • Rekabetçi olmak için takım oluşturma ve işbirliğine teşvik eder.
  • Şirket genelinde iyileştirme için temel performans ölçümleri ve fırsatlara aşinalık kazandırır.
  • Temelde kıstas alma, çalışanların kurumlarının bir parçası olduklarını ve onların katkılarının kurumları için büyük bir kazanıma yol açabileceği gibi, büyük başarının anahtarı olabileceğini anlamalarına yardımcı olur.

Sonuç olarak kıstas alma, bir kuruluşta sürekli gelişimi teşvik etmek için potansiyel olarak güçlü bir araçtır. Ancak yalnızca iç tedbirlere güvenmek, dar bir bakış açısı doğurur. Yüksek performans gösteren kuruluşlar, departmanları için önemli olan süreçleri, işlevleri veya teklifleri belirlemeye ve lider rakiplere veya öncü yenilikçilere karşı etkinliklerini değerlendirmeye çalışır. Kıstas alınırken ölçümler bilinçli ve bilimsel olarak tanımlamaya özen gösterilmelidir. Aksi takdirde sonuçlar yanıltıcı olabilir.

Yararlanılan Kaynaklar

Angela Clarke, Stan Manton, (1997). “A Benchmarking Tool for Change Management”, Business ProcessManagement Journal, 3 (3), 248.

Cristobal Sanchez-Rodriguez, Angel R. Martinez-Lorente ve Jose G. Clavel, (2003). “Benchmarking in the Purchasing Function and Its Impact on Purchasing and Business Performance”, Benchmarking: An International Journal, 10(5), 457.

Hindle, T. (2014). Yönetimde çığır açan fikirler ve gurular (Çev.: Ümit Şensoy). İstanbul: İş Bankası Kültür Yayınları.

İsmail Efil, (2002). İşletmelerde Yönetim ve Organizasyon. İstanbul: Alfa Yayıncılık.

Per V. Freytag, Svend Hollensen, (2001), “The Process of Benchmarking, Benchlearning and Benchaction”, The TQMMagazine, 13(1),  25.